Funktionen des Systems

Übersicht der Probentermine

Über den Menüpunkt "Datenbanken" kann die Übersicht der Probentermine aufgerufen werden.

Probentermin eintragen

Über die Option "Eintrag hinzufügen", kann ein neuer Probentermin erstellt werden.

In der Auflistung der Bereiche und Bezirke befindet sich aus technischen Gründen nur eine kleine Auswahl an Bereichen. Wenn der eigene Bereich nicht aufgelistet ist, dann bitte die Option "Andere Gebietskirche" auswählen.

Mit der Probendauer ist die Anzahl an Stunden gemeint, die der Chor aktiv mit dem Einstudieren der Musikstücke verbringt (gerundet).

Eintrag speichern.

Teilnehmerliste abrufen und verwalten

Über die Filterungsfunktion lassen sich bestimmte Gruppen anzeigen.

In diesem Beispiel wird nach den Eigenschaften "Chorsänger" und "Gasteltern" gefiltert - angezeigt werden nur Teilnehmer die Chorsänger UND Gasteltern sind.

Teilnehmer benachrichtigen

Teilnehmer der Probe können benachrichtigt werden. Über die Filterungsfunktion können auch bestimmte Gruppen der Teilnehmer benachrichtigt werden.

Teilnehmerliste exportieren

Die Liste der Teilnehmer lässt sich als Excel-Tabelle exportieren.

Teilnehmer nachmelden

Teilnehmer, die unangemeldet eine Probe besuchen, können vor Ort nachgetragen werden. Dazu muss der Teilnehmer sich registrieren. Bitte dazu folgende Hinweise beachten.

Teilnahme bestätigen

Die Teilnahme der Chorsänger wird im System bestätigt.

Vorbereitung auf die Proben

Checkliste

Vor der Probe

  • Probentermine eintragen und verwalten
  • In den Bezirken die Probentermine bekannt geben und auf die Anmeldung verweisen
  • Bei Bedarf: Multiplikatoren über Probentermine informieren
  • Teilnehmer bei Änderungen über das System benachrichtigen
  • Im System nachschauen, ob Übernachtungsmöglichkeiten benötigt werden
  • Bei Bedarf: Gastfamilien und Helfer informieren

Zur Probe mitbringen

  • Notenhefte (Bestellungen an chormanager@ijt2019.org)
  • Informationsblatt für nicht-registrierte Teilnehmer unter 16 Jahre (siehe auch FAQ)
  • Ggf. Ausdruck der Teilnehmerliste zur Bestätigung - Alternative: Laptop/Tablet, um Teilnehmer direkt zu bestätigen
  • Ggf. Teilnehmerliste zum Ausfüllen für nicht-registrierte Teilnehmer, die nachträglich für die Proben angemeldet werden müssen - Alternative: Laptop/Tablet, um Teilnehmer direkt nachzumelden

Nach der Probe

Informationsblatt für nicht-registrierte Teilnehmer unter 16 Jahre

Teilnehmerliste zur nachträglichen Bestätigung

FAQ

Wir sind ein Team von Chorleitern. Wie können wir gemeinsame Termine erstellen?

Die Funktion, dass eine Probe mit mehreren Chorleitern verknüpft werden kann, steht leider nicht zur Verfügung. Somit müsste sich einer der Chorleiter als verantwortlich erklären und die Proben einpflegen sowie für die Fragen der jugendlichen Teilnehmer zur Verfügung stehen. Alternativ könnte das Team eine gemeinsame E-Mail Adresse anlegen und sich einen Zugang im System teilen. Somit hätten alle Chorleiter den Zugriff auf die Probentermine und Teilnehmerlisten.

Wir veranstalten Proben für mehrere Bezirke. Welchen Bezirk sollten wir bei der Erstellung der Proben angeben?

Bei der Erstellung der Probentermine werden die Gebietskirche und der Bezirk angegeben, wo die Probe örtlich stattfindet. Die Proben sind für alle Teilnehmer offen. Diese Angaben helfen den Jugendlichen bei der Suche von Probenterminen in ihrer Nähe.

Beispiel: Die Bezirke Hamburg, Lüneburg und Stade veranstalten gemeinsame Chorproben: Eine findet in Stade, die zweite in Lüneburg und die dritte in Hamburg-Nord statt. Somit sollte bei der Erstellung der Proben immer der Bezirk ausgewählt werden, in welchem die Proben durchgeführt werden. 

Ich habe bisher kaum Anmeldungen für meine Chorprobe. Was soll ich tun?

Oftmals wissen die Teilnehmer nicht, dass neue Probentermine zur Verfügung stehen. Gerade am Anfang eines solchen Projekts kann es sein, dass generell nur wenig Wissen darüber vorhanden ist, dass eine Teilnahme an regionalen Proben notwendig ist. Es ist wichtig, dass in den Bezirken die Probentermine über die etablierten Kommunikationswege bekannt gemacht werden und auf die Registrierung aufmerksam gemacht wird. Sollten dennoch einige Teilnehmer der Proben noch nicht registriert sein, dann kann dies während der Probe (per Smartphone) nachgeholt werden. Bitte plant dazu entsprechend Zeit ein.

Wie können sich minderjährige Teilnehmer nachträglich (während der Proben) registrieren, wenn dazu eine Unterschrift der Erziehungsberechtigten benötigt wird?

Für die Anmeldung von Teilnehmern, die unter 16 Jahre alt sind, wird eine ausgefüllte Einwilligungserklärung der Erziehungsberechtigten benötigt. Dies ist aufgrund der Datenschutzverordnung zwingend notwendig und kann nicht "umgangen" werden. Nun sind die Erziehungsberechtigten während der Proben meist nicht anwesend, sodass sich die Jugendlichen während der Proben nicht anmelden können. Bitte händigt diesen Jugendlichen ein Informationsblatt zur Anmeldung mit euren Kontaktdaten aus, damit die Jugendlichen im Nachhinein "nachgemeldet" werden können.